Kiinteistövaihdannan palvelu

Kauppakirjan kappaleiden jakelusta on tapana ottaa maininta kauppakirjaan. Kun kauppa tehdään sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä, kauppakirjan alkuperäistä vastaava kappale säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa Maanmittauslaitoksen toimesta sen Arkistokeskuksessa.  

Asiakirjojen säilyttämisen osalta tulee huomata seuraavaa:

Sähköinen kauppakirja, siihen liittyvät järjestelmässä laaditut muut asiakirjat (kuten valtakirjat, sähköisesti järjestelmässä annettu puolison suotumus, kauppaan liittyvät järjestelmässä laaditut pantinhaltijan sitoumukset) sekä kauppakirjaan järjestelmän ulkopuolelta liitetyt sähköiset liiteasiakirjat siirretään kaupan synnyttyä kirjaamisviranomaiselle. Järjestelmässä laaditut sähköiset asiakirjat arkistoidaan pysyvästi sähköiseen kirjaamisarkistoon. Liiteasiakirjoista arkistoidaan sähköiseen kirjaamisarkistoon vain ne asiakirjat, jotka on otettu kirjaamisratkaisun (lainhuudon tai vuokraoikeuden siirron kirjaamisen) perusteasiakirjoiksi. Muita sähköisiä liiteasiakirjoja ei säilytetä viranomaisen toimesta.

Kaupan osapuolten on itse huolehdittava sähköiseen kauppakirjaan järjestelmän ulkopuolelta liitettyjen sähköisten liiteasiakirjojen säilyttämisestä. Kauppakirjassa edellä mainitun tavoin luetellut, kauppakirjan liitteeksi otetut ja vastaanotetuiksi kuitatut liiteasiakirjat ovat tärkeitä sopimusosapuolten asemaan ja sopimuksen tulkintaan vaikuttavia asiakirjoja, jotka sekä myyjä- että ostajaosapuolen on tarpeellista säilyttää huolellisesti. Itse sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä asiakirjoja säilytetään ainoastaan rajoitetun ajan kaupan syntymisestä lukien.