Ohjeet

Liitteet

Kaupan yhteydessä käsitellään monia asiakirjoja ja kappaleet joistakin annetaan myös ostajalle. Ks. näistä monista asiakirjoista esim. kohdassa Ostajan saamat asiakirjat. Usein asiakirjat liitetään myös varsinaiseen sopimukseen, ts. kauppakirjaan. Ehtokohdassa Liitteet luetellaan ne asiakirjat, jotka osapuolet ovat tahtoneet ottaa kauppakirjan nimenomaisiksi liitteiksi. Nämä liitteet voidaan myös sähköisinä liittää kaupankäyntijärjestelmässä tehtyyn sähköiseen kauppakirjaan. Jos kyse on kirjallisessa muodossa olevista asiakirjoista, ne tulee ensin muuttaa sähköiseen muotoon ja sitten liittää kauppakirjaan.

Myös suoraan kaupankäyntijärjestelmässä sähköisinä annettavissa olevat suostumukset (kuten puolison suostumus) sekä sitoumukset (kuten myyjän pankin antama vakuuksia koskeva sitoumus) voidaan ottaa kauppakirjan liiteasiakirjaksi.

Asiakirjojen säilyttämisen osalta tulee huomata seuraavaa:

Sähköinen kauppakirja, siihen liittyvät järjestelmässä laaditut muut asiakirjat (kuten valtakirjat, sähköisesti järjestelmässä annettu puolison suostumus, kauppaan liittyvät järjestelmässä laaditut pantinhaltijan sitoumukset) sekä kauppakirjaan järjestelmän ulkopuolelta liitetyt sähköiset liiteasiakirjat siirretään kaupan synnyttyä kirjaamisviranomaiselle. Järjestelmässä laaditut sähköiset asiakirjat arkistoidaan pysyvästi sähköiseen kirjaamisarkistoon. Liiteasiakirjoista arkistoidaan sähköiseen kirjaamisarkistoon vain ne asiakirjat, jotka on otettu kirjaamisratkaisun (lainhuudon tai vuokraoikeuden siirron kirjaamisen) perusteasiakirjoiksi. Muita sähköisiä liiteasiakirjoja ei säilytetä viranomaisten toimesta.

Kaupan osapuolten on itse huolehdittava sähköiseen kauppakirjaan järjestelmän ulkopuolelta liitettyjen sähköisten liiteasiakirjojen säilyttämisestä. Kauppakirjassa edellä mainituin tavoin luetellut, kauppakirjan liitteeksi otetut ja vastaanotetuiksi kuitatut liiteasiakirjat ovat tärkeitä sopimusosapuolten asemaan ja sopimuksen tulkintaan vaikuttavia asiakirjoja, jotka sekä myyjä- että ostajaosapuolen on tarpeellista säilyttää huolellisesti. Itse sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä asiakirjoja säilytetään ainoastaan rajoitetun ajan kaupan syntymisestä lukien.